Registerbeskrivning

NYLANDS BRIGADS GILLE R.F.
DATASKYDDSPOLICY/INFORMATION ENLIGT ARTIKEL 13 GDPR
(Fastställd 3.12.2018)

Nylands Brigads Gille r.f. (www.nylandsbrigadsgille.fi, ordf@nylandsbrigadsgille.fi) upprätthåller ett medlemsregister, i vilket vi hanterar personuppgifter som behövs för Gillets och lokalavdelningarnas verksamhet.
När Du blir medlem i Nylands Brigads Gille r.f. kommer Du också i de flesta fall att tillhöra någon av Gillets lokalavdelningar. Du kan dock välja att inte tillhöra någon lokalavdelning.
Lokalavdelningen är personregisteransvarig för den behandling som avdelningen utför lokalt. Det kan exempelvis röra sig om att lokalavdelningen skriver ut medlemsförteckningar inför medlemsmöten.

Den lagliga grunden
Den lagliga grunden för medlemsregistret är artikel 6.1.c (rättsliga förpliktelser) och artikel 9.2.d (behandling av särskilda kategorier av personuppgifter). Beträffande den nationella lagstift-ningen ingår bestämmelser i föreningslagen och i bokföringslagen.

Hur behandlar vi dina uppgifter
Vi behandlar dina uppgifter för att kunna hantera medlemsansökan och administrera ditt medlemskap hos oss. Dessutom distribuerar vi tidningen Fanbäraren, eventuella informations-brev från Gillet och lokalavdelningarna, kallelser till möten, erbjudanden om deltagande i olika aktiviteter såsom kurser, seminarier och utfärder. Uppgifterna används också för faktureringen av medlemsavgifter.

Medlemsregistret
Nylands Brigads Gille upprätthåller ett databaserat medlemsregister, som sköts av medlemssekreteraren. Övriga medlemmar i Gillets styrelse och bokföraren har även tillgång till uppgifterna i medlemsregistret.
När det gäller de medlemmar som tillhör någon av Gillets lokalavdelningar får också styrelseedlemmarna i ifrågavarande lokalavdelning behandla registeruppgifterna.

På motsvarande sätt får Gillets sponsoransvariga behandla Sponsorklubbmedlemmarnas registeruppgifter.
I registret noteras följande uppgifter:

  • Medlemsnummer
  • Förnamn, efternamn
  • Födelsedatum
  • Titel eller yrke
  • Adress och eventuell avvikande faktureringsadress
  • E-postadress
  • Telefon
  • Inskrivningstidpunkt
  • Lokalavdelningstillhörighet
  • Förtroendeuppdrag inom Gillet
  • Medlemsavgiftsbetalningsuppgifter

Frivilliga uppgifter, som kan antecknas:

  • Titel
  • Kontingent när man tjänstgjort vid brigaden
  • Militärgrad
  • Hur man vill få information från Gillet

Uppgifterna samlas in av den registrerade själv. Genom en medlemsanmälan på webben, på en för ändamålet avsedd blankett, anmälan direkt till medlemssekreteraren eller till den sponsor-ansvariga.
Från banken erhåller vi betalningsuppgifter varav framgår namn, adress, medlemsnummer och/eller fakturauppgifter.

Vi arbetar med god registervård och kan uppdatera och komplettera dina uppgifter från andra offentliga register, t.ex. från befolkningsdatasystemets adresstjänst.
I tidningen Fanbäraren, som utkommer fyra gånger per år, publicerar vi förteckningar över medlemmarna i Gillets Sponsorklubb och Delegation. Förteckningarna upptar namn och hemkommun
Vi kan låta en tredje part skicka tidningar, inbjudningar och övrigt material för Gillets del. En sådan tredje part får då tillgång till personuppgifter endast i den mån det är nödvändigt för att sköta utskickningen.
För inbjudningar till evenemang, som arrangeras av Nylands brigad, sänder vi vid behov namn- och adresslistor till Brigaden.

Lagringsperioden
Uppgifterna lagras så länge som medlemskapet fortgår och raderas därefter.
Om du som medlem varit inaktiv i tre år gallras personuppgifterna bort.
De uppgifter som behandlas i samband med bokföringsmaterialet uppbevaras den tid som bokföringslagen förutsätter.
Uppgifter som överlåtits till tredje part för utskickning av tidningar, inbjudningar och övrigt material får bevaras endast så länge de är aktuella och det med hänsyn till ändamålen är motiverat att bevara dem.
Gällande medlemmar som innehaft förtroendeuppdrag sparar vi endast namnet, arten av och tidsperioden för förtroendeuppdraget.

Medlemmens rättigheter
En medlem har rätt att kontrollera sina uppgifter i medlemsregistret. Uppgifterna erhålls per e-post eller per brev, kontakta Nylands Brigads Gille, ordförande Christoffer Hällfors, 040 5610970, ordf@nylandsbrigadsgille.fi
Det är viktigt att du som medlem meddelar Nylands Brigads Gille, medlemssekreteraren, när dina uppgifter förändras. Gillet är angeläget om att uppgifterna är korrekta och att felaktigheter rättas snarast möjligt.
En person vars uppgifter finns i medlemsregistret har rätt att klaga på Nylands Brigads Gille r.f:s och/eller lokalavdelningens hantering av uppgifterna genom att skicka in en klagan till Dataskyddsombudsmannen (www.tietosuoja.fi).